2.総会資料・議事録、役員会議事録、各種団体報告書

 

年度  総会資料
(※1)
自治連
事業決算
(※2)
総会議事録 各種団体
報告
(※3)
役員会
議事録
平成31
(2019)
       
令和2
(2020)
       
令和3
(2021)
       
令和4
(2022)
       
令和5
(2023)
       
令和6
(2024)
  ※4
※1)個人情報保護の観点から役員名簿の一部情報は割愛しています。
※2)令和6年度総会資料から自治連事業決算を分割掲載しています。
※3)各種団体の報告(活動報告・決算報告)は総会年度前年の活動に対するものです。
※4)本年度分の議事録は自治連合会のページに掲載しています。
尚、上記文書の保管期間は内規で5年間と規定されています。

 

令和5年度 日吉台まつり記録

11月27日(月)日吉台祭り反省会

実行委員会を通年組織として継続し、各位のご意見に基づき、下記フォローアップ項目について引き続き検討を進めることとした。

20231127出席者名簿

R5日吉台まつり各位ご意見
R5日吉台まつり決算報告

R5日吉台まつりフォローアップ

10月23日(月)日吉台まつり合同会議

R5日吉台まつり合同会議議事録
合同会議出席者名簿

R5日吉台まつり開催要項(最終)(当日変更分を反映)

プログラム(クリックで拡大表示)

 

 

 

 

 


9月25日(月)第三回 日吉台まつり実行委員会

R5日吉台まつり第3回実行委員会議事録(含 出席者名簿)

以下は当日提出のあった資料です。内容が改訂されるものもありますので先に議事録を参照してください。

出演団体・音響
① 出演 情報一覧

出店団体・電気
② 出店 情報一覧
② 出店 レイアウト
② 出店 電気

広報
③ 広報 2023プログラム案
③ 広報 日吉台インスタグラム提案

運搬
④ 運搬 トラックタイムスケジュール

設営
⑤ 設営 準備・設営・片付け・清掃

支援事務
⑥ 運営 開催スケジュール
⑥ 予算案

自治連
⑦ 自治連 業務一覧

8月21日(月)第二回 日吉台まつり実行委員会

R5日吉台まつり第2回実行委員会議事録(含 出席者名簿)

R5日吉台まつり実行委員役割一覧
R5日吉台まつり出店一覧
R5日吉台まつり出演一覧
R5日吉台まつり全体時間割
R5日吉台まつり開催スケジュール

7月24日(月)第一回 日吉台まつり実行委員会

R5 日吉台まつり第1回実行委員会議事録(含 出席者名簿)

①R5日吉台まつり出演一覧
①R5日吉台まつり出店一覧

②R5日吉台まつり新提案

③R5日吉台まつり担当

⑤R5 日吉台まつり開催スケジュール案

⑦R5日吉台まつり会場レイアウト

⑪R5日吉台まつり予算

6月26日(月)日吉台まつり実行委員会準備会

出席:野々口、呉屋、衛藤、秋本、岡嶋、横山、宮本、清水、森本、山本、生田、坂口、石岡、小椋、西(順不同)

本年度の実行委組織体制について:
昨年の反省事項も考慮に入れて、出来るだけ各グループ内で問題解決できる体制とする
公募は出演、出店、当前日支援、支援グループボランティアとし、併せて新提案・企画を聞けるようにする
7月下旬出演・出店者決定、9月概要決定、10月下旬実施前最終確認の日程で進める
20230626日吉台まつり決定事項

公民館の利用取り決めについて:
公民館練習使用取り決め

2月8日 (火)まつりイベント準備会議

出席:野々口、岡嶋、横山、清水、森本、山本、生田、西(順不同)
開催時期について:
・秋開催は参加者からも好評で熱中症の懸念も無い点が良かった。
・令和5年度は11月2~4日付近の秋開催を基本とするが、新学期以降に学校日程や学区民運動会日程などと調整の上最終決定する。
名称について
・「日吉台まつり」とする(季節に拘わらず使用できるため)
推進体制など
・パフォーマンスや出店メンバーの意向が会運営に反映できるような体制とする。
・昨年同様にメンバーは5月以降(新年度自治連組織発足後)に公募する。(公募対象内容など詳細は今後決定)
・6月上旬頃を目途に昨年度協力者(誰に声を掛けるかは今後決定)を中心に会合を持つ

横山さん提供資料(参考)
昨年度資料(令和5年度に向けての検討会資料は最下段)

6.防犯カメラ・SOSネットワーク・自治会活動保険関連

文書名 最新版 原稿
 防犯カメラ概要(設置場所・カメラ管理情報)
 日吉台学区自治連合会の防犯カメラの設置
 及び運用基準
 防犯カメラ定期保守契約書(オフィサポ)
 防犯カメラ設置依頼先一覧 ※
 電柱使用貸借契約書(6軒分)※
 AXIS P1455-LE ホームぺージリンク
 AXIS P1455-LE データシート
 日吉台SOSネットワーク(説明書・捜索体制表)
 自治会活動保険パンフレット
 自治会活動保険説明書・申込書
 自治会活動保険証券  
 自治会活動保険連絡先  株式会社アームズ 吉田 誠次
 077-510-0010
 090-8931-7347

※印の文書を開くにはパスワードが必要です。パスワードは自治連事務局までお問い合わせください。

防犯カメラなど、地域安全活動に関する助成金は書庫>8.大津市関連を参照してください。

7.防災マニュアル、ホームページ/ひよサポシステム関連マニュアル

文書名 最新版 原稿
日吉台学区防災初動マニュアル
日吉台学区避難所開設マニュアル
【地震災害対応編】【新型コロナ感染症対応編】
日吉台学区避難所開設マニュアル【補足編】
「風水害対応編」、「在宅避難者への対応について」、「日吉台・至明こども園避難所への対応について」、「避難所開設マニュアル・運営班別・役割・作業手順明細」
日吉台学区自主防災会トランシーバー運用要領
日吉台防災用トランシーバー使用規定
日吉台SOSネットワーク(説明書・捜索体制表)
ホームページ運用マニュアル 目的組織編
ホームページ運用マニュアル 投稿手順編
ひよサポシステム運用マニュアル

 

3.年度末・新年度報告書式、総会関連書式・集計表

 

  文書・書式名 印刷用PDF 編集用


各種団体活動報告書書式※1    
各種団体助成金要望書  
地域功労者表彰推薦書書式    
新年度役員候補記入用紙    

自治会役員報告書    
地域安全・人権委員報告書    
福祉委員報告書(日吉台版)    
自治連合会役員報告書    
広報紙配布先等変更届(広報おおつ)    



告示事項変更届出及び規約変更認可申請(説明)    ―
告知事項変更届出書(様式)  ―  
規約変更認可申請書(様式)  ―  
会長就任承諾書(様式)  ―  


総会出欠回答書(各戸配布用紙)  ー  
総会出欠回答集計表 操作説明書    
総会出欠回答報告書(手計算用 ➡自治連事務局)
※2
   
総会管理者集計用マスター・説明書 ※3  

※1 各種団体活動報告書式については、決算書と併せてA4版2ページで収まるものであれば様式は問いません
※2 総会出欠回答エクセル集計表をお使いにならない場合の手書き用書式です
※3 自治連事務局で使用する、総会集計に使用する各種マスターファイルとその取扱い説明書です

令和4年度 夏まつり記録

11月13日(日)次回開催へ向けての検討会(反省会)

検討会まとめ

10月22日(土)当日参加者プロファイル

入場者プロファイル

10月16日(日)実施前全体会議

秋らめない夏まつり開催要項 開催要項用オリジナル資料ファイル
秋らめない夏まつりプログラム

夏まつり近隣住民お願い文(word)
配布先地図(クリックで拡大)
配布先マップ

 

 

 

 

 

 

 

 

9月25日(日)運営事務局会議

運営事務局会議レジュメ

当日使用資料

出店・出店内容表
出店・準備物集計表
出店・準備物集計表

会場テントレイアウト
パフォーマンスタイムテーブル

会場準備・片付け要領
トラックタイムスケジュール

各自治会応援メンバー
パフォーマンス応援メンバー
準備・設営・片付け・翌日清掃(事務局メンバー)

パンフレット案

子ども会ハロウィンイベント検討資料
受付でのお菓子配布実施、子ども会イベント実施を決定(詳細別途検討)

9月11日(日)運営事務局会議

秋らめない夏まつりについて予定通り10月22日開催としたが、開催時間を17:00~19:30、予備日を23日と設定変更した

開催可否検討資料と決定事項

7月24日(日)運営事務局会議

7月9日の延期決定について運営委員に説明、新たな実施予定日を決定しました。
R4夏まつり延期事務局会議
R4夏まつり延期開催の可否について

・延期日時:10月22日(土)13:00~15:30
・「秋らめない夏まつり」として開催することを決定しました。

7月9日(日)臨時事務局会議

・コロナ感染者数の急拡大を受けて開催可否を判断しました。(事務局+自治連)
検討用資料:R4夏まつりコロナ・熱中症開催基準(案)
・10月下旬への延期を内定、7月16日開催の自治連役員会に提案され、承認されました。

当日までにほぼ準備完了していた文書類は以下のとおりです。
夏まつり開催要項 (オリジナル資料ファイル
プログラム最終稿

6月26日(日)運営事務局会議

6月26日(日)に開催された運営事務局会議の資料集です。一部資料については会議結果を反映したものを掲載しています。
7月にお渡しする開催要項に含まれる資料については最終版入手時点でこのページに掲載します。説明後ろの( )内に文書作成者を記入しています。

開催スケジュール(準備日程表)
・7月29日、30日の開始時間等が変更になりました。(岡嶋)
会場レイアウト (Powerpoint版)
・テント配置、機材配置などを追記しました。(横山・西)
設営作業一覧
・設営、片付けの作業日時と参加者一覧です。(岡嶋)
会場準備及び片付け要領
・会場準備、片付けに関する詳細作業内容です。(清水)
設営に関する事務局依頼事項
・設営・運搬に関する事務局からの依頼事項をまとめたものです。(横山)
イベントグループ設営支援者
・イベントグループメンバーの設営支援の予定です。(宮本)
設営協力者名簿用紙
・当日設営にご協力頂く方用の名簿用紙(ブランク)です。
・事務局関係者には予め名前・連絡先の入ったものが準備されます。(岡嶋)

出店・出演関係
出店内容一覧 (Excel版)
・各店の販売物内容と価格の一覧です。(横山)
出店・出演関係必要備品一覧
・使用するテント、什器、持ち込み機材等の一覧です。(横山)
出演内容一覧
・パフォーマンスの時間割と出演内容の一覧です。(西)

広報
プログラム原案
・7月各戸配布予定のプログラム原案です。今後レイアウト等修正・改善の予定です。(恒川)
・入場票の記載についてソフトなものに改訂します。(コロナ対策案参照)

その他
予算
・前回資料と同一内容です。保険料は一人当たり30円×500人分と26日会議で決定しました。(山本)
コロナ対策案・入場票
・6月1日付滋賀県チェックリストの改訂を受け、マスクの制限を緩和します。(西)
・検温についてはガイドラインの変更に拘わらず、健康確認の手段として今回は継続します。
・入場票の表現についても変更を加えました。

5月29日(日) 実行委員会

5月29日(日)開催の実行委員会で、提案内容に対する意見等を反映した内容を掲載しています。
出店内容の詳細は次項の出店者打ち合わせを、パフォーマンス内容の詳細は前項のパフォーマンス出演者打ち合わせの内容を参照してください。
回覧チラシの文言変更等については事務局長、事務局次長、または西宛て6月10日までにご連絡ください。

実行委員会組織
開催スケジュール(準備日程表)
・6月に予定していた部門別会議は5月24日と5月29日に終了していますので削除しました。
・次回事務局会議は6月26日(日)、関係者全員にお集まりいただく全体会議は7月24日(日)です。
予算
・中学生の設営協力時の報償費として+10,000円、機材借用費として使用料+賃貸料を+10,000円、印刷製本費を+5,000円しています。
コロナ対策案
・当日のご意見等を反映しています。
夏まつり会場レイアウト
・ステージ位置を校舎側にした新しいレイアウトです。
6月回覧チラシデザイン (下の画像をクリックすると拡大表示されます)
・変更等の要望は事務局までご連絡ください。

5月29日(日) 出店者打ち合わせ

5月29日(日)実行委員会に引き続き開催された出店者の打ち合わせの協議内容を反映した資料です。

出店必用備品集計表 (エクセル版)

5月24日 (火)パフォーマンス出演者打ち合わせ

パフォーマンスタイムスケジュール・必要備品一覧(PDF版) (エクセル版) 
必要備品類(各団体からの提出物)
フォローアップ項目

5月14日 (土)発足会議

事務局会議 議案・議事録
実行委員会組織案
コロナ対策案
コロナ対策案ー入場票
開催スケジュール案
予算案

出店・パフォーマンス一覧(参考)

4月30日 (土)新規応募者対象概要説明会

今までの夏まつりの進め方の概要
新規参加者・旧実行委員名簿(住所は割愛)

1.各自治会文書・各種団体文書

各自治会文書

自治会 文書名 最新版 原稿
丁目 文書名 PDF WORD

各種団体文書

団体名 文書名 最新版 原稿
自主防犯推進会 令和4年度総会資料 PDF
自主防犯推進会 令和5年度総会資料 PDF
自主防犯推進会 令和6年度総会資料 PDF

8.大津市関連(学区要望・地域安全活動助成金・行政財産使用許可)

 

文書 様式名 PDF版 編集用
学区要望マニュアル・書式、修繕依頼書(大津市HPリンク)(注1参照)
・学区要望書式(当サイト保管)
・修繕依頼書式(当サイト保管)

学区要望用地図(大津市HPリンク)(注2参照)
過去の学区要望(サイト内リンク)
自治協働課関連助成要綱等(大津市HPリンク)
大津市安全活動助成金(大津市HPリンク)
大津市安全活動助成金 学区説明
大津市安全活動助成金 申請・報告様式
大津市安全活動助成金 領収書用紙
(子ども110番・地域安全カメラ)
大津市安全活動助成金 領収書台紙
わがまちづくり市民運動助成金
(大津市自治連合会助成金)
行政財産使用許可申請書
(小学校自治連倉庫設置用地)
行政財産使用許可申請書
(老人健康広場)
行政財産使用許可書(許可条件付き)
(老人健康広場)

注1)大津市の当ページは学区要望受付期限(8月末)以降閉鎖になります。その場合は当サイト保管書式を使用して下さい。
注2)学区要望書にはこの地図の利用が便利です。①「地図から探す」で目的の場所を表示させてください。②右上の「画像保存」メニューで画像データとして保存できます。③「市道認定路線網図」のタブを選ぶと緑色の矢印線で市道路線が表示されます。矢印線の上にカーソルを移動すると市道路線名が表示されます。

5.会計帳票

帳票名 PDF版 エクセル版
経費 請求書・領収書
事業費 請求書・領収書
団体助成金 請求書・領収書
入金処理票(事業費等の返金等)
精算書(仮払金不足額精算)
自治連会計集計表(科目毎集計機能付き)

※ エクセル版では金額欄などが自動コピーされます
※ 令和6年以降、自治連合会長・事務局長の確認印欄を省略しています